La saisie des données est une tâche spécialisée et chronophage qui doit être confiée à des professionnels qualifiés.Cependant, embaucher un employé à temps plein uniquement pour le processus de saisie de données peut être trop coûteux pour la plupart des startups et des PME. Parfois, même les grandes entreprises peuvent parfois avoir besoin d’externaliser pour prendre en charge tout travail supplémentaire de saisie de données.

Alors, comment procédez-vous?

Qu’est-ce que l’externalisation de la saisie de données?

L’externalisation de la saisie de données fait référence à l’embauche d’une aide externe ou un opérateur de saisie pour gérer les tâches de saisie de données de votre entreprise.

Les tâches de saisie de données peuvent être quelque chose comme:

• • Transcrire un document manuscrit

• • Saisie des données de réclamation

• • Saisie des données du produit

• • Remplir des feuilles MS Excel pour la comptabilité back-office

• • Saisie des données d’enquête

• • Conversion de données brutes et entrée de données

• • Services de gestion de documents

• • Saisie des données d’image

• • Saisie des données de facturation

• • Service de saisie de données hors ligne comme le traitement des formulaires

Pourquoi externaliser le processus de saisie des données?

Le principal objectif de l’externalisation de la saisie de données est d’économiser des tonnes de temps et d’argent.

Dans la mesure où un opérateur de saisie se chargera des tâches, vous pouvez facilement vous concentrer sur les fonctions commerciales essentielles telles que le marketing, les finances et les opérations.

Mais comment cela se fait-il habituellement?

Il existe deux façons d’externaliser la saisie de données:

• • Externalisation onshore: il s’agit de l’externalisation dans votre propre pays (sur site ou à distance). Bien qu’il puisse s’agir d’un processus métier coûteux, il est plus facile de communiquer et de collaborer avec le partenaire de sous-traitance.

• • Externalisation offshore: fait référence à l’embauche d’une entité étrangère comme Madagascar pour votre travail de saisie de données. Cela vous permet généralement d’économiser beaucoup d’argent, mais peut entraîner des problèmes de collaboration.

Des éléments à prendre en compte avant d’externaliser la saisie de données

C’étaient là des avantages impressionnants, non?

Mais ne vous contentez pas de choisir tout de suite un fournisseur partenaire d’externalisation!

Passons en revue des éléments à prendre en compte pour choisir la bonne entreprise de saisie de données ou un opérateur de saisie:

• • Calculez le coût-avantage potentiel

Avant de prendre des décisions d’embauche, vous devez bien faire vos calculs.Vous devez savoir exactement à quel point le service d’externalisation de la saisie de données peut profiter à vos résultats.Pour cela, vous devrez calculer combien il en coûterait actuellement pour faire le travail en interne avec vos propres employés.

• • Assurer les mesures de sécurité du fournisseur de services

La sécurité est toujours importante lorsque vous traitez avec des données d’entreprise ou client sensibles. Cela devient particulièrement vital lorsque ces données vont être partagées avec une entité externe comme un fournisseur d’externalisation.Lors du choix de votre fournisseur de services de saisie de données, vous devez comprendre les mesures de sécurité proposées par l’entreprise / l’agence.

• • Évaluez vos besoins

Avant d’embaucher une entreprise spécialisée dans la saisie de données, il est important que vous définissiez clairement les besoins de votre entreprise.Pourquoi?Il est courant que les entreprises aient des besoins personnalisés (exigences spécifiques) au-delà de la simple saisie de données normale, comme: la capture de données, l’exploration de données, la conversion de données et l’extraction de données.

• • Délai d’exécution

Si votre organisation a souvent de nombreuses tâches de saisie de données, il est important de vérifier le délai d’exécution du fournisseur de services. Ceci est particulièrement crucial lorsque vous travaillez dans un secteur sensible au facteur temps comme la santé.

Assurez-vous que votre opérateur de saisie de données dispose des ressources appropriées, telles que des professionnels qualifiés et une technologie moderne, pour gérer la charge de travail.

• • Réputation

Étant donné que vous confiez le contrôle d’une fonction commerciale importante, vous souhaiterez certainement travailler avec des experts en saisie de données.Ceci est essentiel pour les secteurs sensibles tels que la médecine et le traitement des demandes d’assurance, non seulement pour des raisons de sécurité, mais aussi parce que vous ne pouvez pas vous permettre d’erreurs humaines dans vos données.

Faites des recherches approfondies sur l’entreprise d’externalisation avec laquelle vous envisagez de travailler.Assurez-vous que le fournisseur de services est financièrement stable, car vous ne souhaitez pas sous-traiter votre travail de saisie de données à une entreprise ou à un professionnel qui ne peut pas se permettre les ressources nécessaires.

De plus, pour être plus sûr, vérifiez les témoignages de leurs clients pour avoir une idée de la qualité du service et de la satisfaction client qu’ils fournissent.